전북 학교 공문 배부, AI가 담당자 찾아 즉시 알림

전북특별자치도교육청이 새로 접수된 공문서를 인공지능으로 분류하고 업무 담당자에게 자동 배부하는 시스템을 구축했다. 12일 공개된 이 시스템은 문서 담당자가 공문을 일일이 확인해 전달하던 절차를 자동화해 배부 시간을 단축하고, 행정 업무 부담을 낮추는 데 초점을 맞췄다.

인공지능은 기존 문서 등록대장에 축적된 배부 이력을 학습한 뒤 접수 공문의 내용을 종합적으로 분석해 적합한 담당자를 찾아낸다. 문서가 배부되면 해당 담당자에게 즉시 알림을 보내 공문을 제때 확인하지 못해 업무가 누락되는 상황도 막도록 설계됐다.

도내 각급 교육기관이 한 해 접수하는 공문서는 수만 건에 이른다. 그동안 문서 담당자의 개입이 필요했던 배부 작업을 인공지능이 맡으면서 반복 업무를 크게 줄일 수 있고, 담당자가 출장 등으로 자리를 비운 경우 공문 전달이 늦어져 관련 업무가 중단되는 문제도 해소할 수 있게 됐다.

시스템은 외부 통신망에 연결하지 않은 상태에서 인공지능을 구동해 업무 자료가 외부로 유출될 가능성을 차단했다. 별도의 사용료나 구독료도 발생하지 않는다. 장기영 미래교육과장은 신속하고 정확한 자동 배부 체계로 행정력 낭비를 줄이고, 앞으로도 인공지능을 활용한 업무 경감 방안을 계속 발굴하겠다는 방침을 밝혔다.